Phản ảnh bất cập tại Cục lãnh sự, Bộ Ngoại Giao VN – Cảm ơn Thanh tra Bộ Ngoại Giao đã phản hồi

Bài dưới đây ghi lại bất cập mà chính mình đã chứng kiến tại Cục lãnh sự, Bộ Ngoại Giao Việt Nam, tại Hà Nội. Dưới đây là email mình gửi tới thanh tra Bộ Ngoại Giao để phản ánh sự việc và email trả lời của Bộ Ngoại Giao. (Cảm ơn thanh tra Bộ Ngoại Giao đã phản hồi nhanh chóng). Mong rằng người dân Việt Nam mọi nơi ngày càng tích cực phản ánh với tính xây dựng về các dịch vụ hành chính để giúp nhà nước cải thiện hệ thống dịch vụ hành chính tốt hơn nữa.

Nhờ các bạn chuyển đi rộng rãi để các cơ quan nhà nước Việt Nam  có cơ hội lắng nghe góp ý của người dân nhiều hơn. Cảm ơn các bạn.

ĐTH

Email gửi Thanh tra Bộ Ngoại Giao 

 

from: Hang Dao 
to: thanhtrabng@mofa.gov.vn
date: Thu, Apr 12, 2018 at 8:12 AM
subject: Phản ánh về hệ thống đăng ký xếp số tại Cục lãnh sự Bô NG

Kính gửi quý Bộ Ngoại Giao Việt Nam,

Tôi là Đào Thị Thu Hằng, công dân Việt Nam, thường trú tại Hà Nội. Tôi có một số phản ánh dưới đây về thủ tục tại Cục lãnh sự Bộ NG, 40 Trần Phú, Ba Đình, kính mong Bộ NG lắng nghe.

Ngày 11/4/2018, tôi đến Cục lãnh sự Bộ NG 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội để làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự cho giấy tờ cá nhân (Lý lịch tư pháp)

Trước khi đi, tôi đã in tờ khai theo hướng dẫn tại https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-Introduction.aspx

Khi đến nơi, vừa vào cửa, có người chỉ cho tôi đăng ký trực tuyến để lấy mã số tại https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-Registration.aspx

Và tôi đã đăng ký trực tuyến tại máy tính trong cục lãnh sự.

Lúc 15h chiều tôi đã xác nhận mã số mã vạch để xếp số. (mã xxxxxx)

Đến 16h, có thông báo của nhân viên qua loa rằng “Đã hết giờ làm việc. Những ai chưa được gọi hôm nay, xin mời mai đến”. Và không thông báo gì thêm.

Lúc đó, ngoài tôi còn ít nhất khoảng 20 cũng đang ngồi chờ phải đứng dậy ra về.

Tôi và những người ở đó không biết là hôm sau đến có phải lấy số lại, xếp hàng hay không?

Cụ thể quá trình từ lúc vào của cục lãnh sự cho đến lúc tôi đi về như sau:

Khi mới vào bên trong phòng (không phải ngoài cồng), có người hỏi tôi “cháu làm gì đấy, có cần lấy ngay trong chiều nay không?” Tôi trả lời “không”

Khi đăng ký tờ khai trực tuyến ở máy tính, tôi thấy có 4 máy, thì 2 máy màn hình không sáng. Máy đầu tiên tôi thử thì bị lỗi, tôi làm ở máy thứ 2.

Sau khi điền thông tin xong, tôi in tờ khai. Nhưng máy in không có giấy. Tôi chờ một lúc không thấy giấy in ra. Nên tôi đã ghi lại mã hồ sơ theo hướng dẫn ở đó. Khi đi vào khu các cửa số 1-4, tôi biết là phải xếp số bằng xác nhận tờ khai. Rồi, có người nói thầm với tôi “em ra quán photo đối diện mà in, họ chỉ cần mã số”

Tôi lật đật chạy qua đường in tờ khai. Sau đó vào xác nhận tờ khai và xếp số, như đã nói ở trên.

Tôi muốn nói thêm rằng thái độ của người chủ quán photo rất không tốt, tôi không muốn dùng từ vô văn hoá. Điều này không chỉ mình tôi mà ít nhất vài người tình cờ tôi gặp sau đó đều nói như vậy.

Tôi có vài thắc mắc như:

Tôi không hiểu vì sao hàng photo lại truy cập được hệ thống của cục lãnh sự để tra mã số và in tờ khai (mỗi tờ hết 10 nghìn VNĐ, giá in bình thường là 500-1000VNĐ 1 tờ).

Tôi không hiểu vì sao khi vừa mới vào lại có người hỏi tôi rằng có cần ngay chiều này không, vậy là họ có cách xếp số nào khác mà tôi không biết chăng?, trong khi những người đã xếp số phải ra về?

Tôi không hiểu, trong lúc nhận được thông báo hết giờ ra về, có người đã nói “cái thằng cò mồi kia nó được vào trước mà có phải xếp hàng đâu”.

Tôi không biết nếu những người không ở Hà Nội mà ở tỉnh khác thì phải làm thế nào nếu hết giờ làm việc mà không được gọi đến số.

Kính mong Bộ NG lắng nghe và để giúp cho thủ tục hành chính ngày càng thân thiện với người dân, tiết kiệm thời gian, tiền bạc của người dân và nhà nước.

 Giải pháp đề xuất:

Tôi rất trân trọng những nỗ lực của Bộ NG và chính phủ VN trong những năm gần đây đã cải tiến rất nhiều thủ tục hành chính hiệu quả.

Tôi xin nêu một vài đề xuất dựa vào kinh nghiệm của tôi sống và làm việc tại các nước châu Âu và Bắc Mỹ khi cần đến các văn phòng thủ tục hành chính của nhà nước. Ví dụ

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống xếp số một cách đơn giản như sau

Ví dụ. 4h chiều hết giờ làm việc thì ai đến sau 3h chiều sẽ không được xếp số nữa, hoặc hệ thống tự động báo hoặc không tiếp nhận để người đến làm hồ được báo trước thu xếp công việc

Hoặc cho phép người đặt cuộc hẹn trước trực tuyến làm thủ tục. Tức là một ngày chỉ nhận tối đa một số lượng hồ sơ. Điều này thuận tiện cho cả nhân viên lãnh sự và người có nhu cầu.

Thêm nữa

Có dịch vụ bưu điện gửi hồ sơ về cho người nhận (có tính thêm phí bưu điện) mà không phải dán tem trước. Việc này Công An HN đang làm rất tốt với dịch vụ cung cấp và trả Hộ chiếu tại nhà cho công dân

Cải thiện hệ thống đăng ký thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự trực tuyến như treo máy tính, máy in hết giấy.

Khi tôi gửi phản ảnh với nội dung tương tự qua website Bộ NG thì gặp lỗi như ở file đính kèm, nên tôi gửi email đến địa chỉ theo hướng dẫn

Cảm ơn quý Bộ NG lắng nghe

Trân trọng
Thu Hằng

Email trả lời từ Thanh tra Bộ Ngoại Giao Việt Nam

Thanh Tra Bo 

to: Hang Dao

Fri, Apr 13, 2018 at 3:37 PM
RE: Phản ánh về hệ thống đăng ký xếp số tại Cục lãnh sự Bô NG

Thanh tra Bộ Ngoại giao đã nhận được email của công dân Đào Thị Thu Hằng phản ánh về thủ tục giải quyết công việc trong công tác lãnh sự chưa hiệu quả. Thanh tra Bộ hoan nghênh việc công dân đóng góp ý kiến xây dựng, qua đó cũng tiếp thu ý kiến để nghiên cứu, cải tiến dịch vụ hành chính tốt hơn.

Trân trọng cảm ơn.

Trả lời

from: Hang Dao 
to: Thanh Tra Bo
 
date: Fri, Apr 13, 2018 at 4:10 PM

Cảm ơn quý Thanh tra Bộ NG phản hồi nhanh chóng phản ảnh của tôi.

Tôi mong rằng, lần tới đến Cục lãnh sự sẽ được chứng kiến sự cải thiện rõ rệt.

Chúc quý vị Cục Thanh tra và mọi đơn vị của Bộ NG nhiều sức khoẻ, là
đại diện xuất sắc của Việt Nam trong nước và trên thế giới.

Trân trọng,
Hằng

Trả lời của thanh tra Bộ Ngoại Giao ngày 4/5.2018

from: Thanh Tra Bo <thanhtrabng@mofa.gov.vn>
to: Hang Dao <hangbelu@gmail.com>
date: Fri, May 4, 2018 at 10:41 AM
subject: RE: Phản ánh về hệ thống đăng ký xếp số tại Cục lãnh sự Bô NG

Liên quan đến phản ánh của Bà về một số bất cập trong công tác lãnh sự, Thanh tra Bộ xin chuyển đến Bà nội dung trao đổi và tiếp thu, rút kinh nghiệm của Cục Lãnh sự như sau:

– Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến là để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trước khi đến làm thủ tục có thể chủ động thực hiện tại nơi nào thuận tiện. Mỗi tờ khai hoàn chỉnh sẽ có mã số để quét vào máy xếp hàng tự động tại Cục Lãnh sự. Tất cả mọi người đều có thể in lại tờ khai tại bất cứ đâu có máy tính kết nối internet nếu có mã số của tờ khai. Mỗi bộ hồ sơ chỉ cần in 01 tờ khai và khi đến Cục Lãnh sự không cần khai hoặc in lại tờ khai, trừ trường hợp khách cần được điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin.
Tiếp thu ý kiến đóng góp của Bà, do chưa thể khắc phục ngay bất cập của hệ thống phần mềm xếp hàng (không kiểm soát được số lượng), Cục Lãnh sự đã có thông báo về cách thức xếp hàng tại máy quét xếp hàng.

– Để giúp cho những người đến làm thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự cần bổ sung hoặc chưa kịp làm tờ khai, Cục Lãnh sự đã đặt 4 máy tính và 01 máy in tại phòng tiếp công dân của Cục Lãnh sự. Đây là sự hỗ trợ miễn phí để người dân có thể thực hiện chủ động và tự giác.
Thông thường hàng ngày, Cục Lãnh sự vẫn cố gắng tiếp nhận hết hồ sơ trên hệ thống, riêng 02 ngày 09 và 10/4/2018, máy chủ hệ thống phần mềm xử lý hợp pháp hóa (bao gồm khai trực tuyến, xếp hàng và xử lý in tem) đã xảy ra sự cố nên dồn sang ngày 11/4 (ngày Bà đến làm thủ tục) quá đông, Cục Lãnh sự không thể tiếp nhận toàn bộ hồ sơ của khách đã xếp hàng và đã xảy ra một số đáng tiếc như trong thư Bà đã nêu. Cục Lãnh sự đã nghiêm túc rút kinh nghiệm và sẽ thường xuyên kiểm tra để kịp thời bổ sung, sửa chữa nếu xảy ra trường hợp hết giấy hoặc máy tính trục trặc.

– Về một số hiện tượng “cò” làm dịch vụ nhanh tại khu vực chờ làm thủ tục theo như phản ánh trong thư của Bà, Cục Lãnh sự xin thông tin như sau: (i) những người đó không phải là cán bộ của Cục Lãnh sự và không đủ thẩm quyền để hướng dẫn thủ tục cho khách đến nộp hồ sơ/giấy tờ; (ii) Cục Lãnh sự đã có niêm yết “khuyến cáo” khách đến làm thủ tục không liên hệ với người không đeo thẻ công chức của Cục Lãnh sự; không trả bất cứ khoản tiền nào ngoài quy định…tại cổng trụ sơ cơ quan và trong khu vực phòng chờ; (iii) do quy định hiện hành không yêu cầu người nộp hồ sơ phải có giấy ủy quyền nên Cục Lãnh sự đã tạm thời áp dụng biện pháp mỗi người chỉ nộp 01 lần/buổi để hạn chế “cò” lợi dụng xếp hàng nhiều lần; (iv) Cục Lãnh sự thường xuyên nhắc nhở lưu ý những người không có trách nhiệm không được giải thích thủ tục cho khách; (v) Cục Lãnh sự đã nhiều lần phối hợp công an thành phố Hà Nội để xử lý tình trạng “cò” tiêu cực, mặc dù vậy, đến nay tình trạng “cò” vẫn chưa được giải quyết triệt để.

– Cho đến nay Cục Lãnh sự đã ủy quyền cho Sở Ngoại vụ 27 tỉnh tiếp nhận và trả hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự, người dân nếu có nhu cầu có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Ngoại vụ của tỉnh (danh sách tra cứu trên trang Web: https//lanhsuvietnam.gov.vn). Cục Lãnh sự và Bưu điện cũng đang phối hợp khảo sát nhu cầu để tiếp nhận hồ sơ gửi trả qua bưu điện tại trụ sở Cục Lãnh sự (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội).

– Về một số đề xuất khác (đặt lịch hẹn, gửi bưu điện, sửa đổi quy định pháp luật, ngăn chặn tình trạng “cò”…), Cục Lãnh sự sẽ tiếp tục phối hợp với các cơ quan chức năng nghiên cứu, áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng kịp thời nhu cầu của công dân.

Một lần nữa chúng tôi xin hoan nghênh và cảm ơn Bà về ý kiến đóng góp xây dựng cho việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao.

Trân trọng,

Advertisements

5 thoughts on “Phản ảnh bất cập tại Cục lãnh sự, Bộ Ngoại Giao VN – Cảm ơn Thanh tra Bộ Ngoại Giao đã phản hồi

  1. Mình đưa lại ở đây vài comment của các bạn, khi mình share bài qua facebook cho các bạn tiện tham khảo

    Phuong H Dam: Cám ơn bé Hằng nhiều nhé. Mong rằng e và hành động lên tiếng của e sẽ cổ vũ những người khác cùng lên tiếng. Dẫu rất hoài nghi nhưng chị tin là lên tiếng sẽ là bước chân bắt đầu đầu tiên!

    Dang Hong Phuc: Bai viet rat hay va ro rang. Ung ho Hang 100%

    Nguyễn Hải: Trả lời đúng kiểu cho có chị à 😦

    Minh Dang Doan: Thanh tra Bộ ngoại giao trả lời thế thì chưa khá hơn hòm thư trả tự động mấy. Mình chờ đợi sau 1-2 tuần nữa thanh tra bộ ngoại giao có trả lời bổ sung là sự việc đã được kiểm tra và cải thiện thế nào.

    Le Thanh Chau: Oh dugn rui do. Bua trước Minh ra lam vào đót tết vơi lai cuc lanh su co đoạn tiep khách ko the lay lam ngay được nên phải làm cò. O ha noi di lai con de thở chơ o tỉnh xa thi khổ quá. Mà mình ko hiểu vì sao một số người ngang nhiên cò trong cục lãnh sự.

    Số lượt thích

  2. Mình cập nhật tiếp email phản hồi chi tiết và tiếp nhận ý kiến của Thanh tra Bộ Ngoai Giao dưới đây và ở trong bài

    from: Thanh Tra Bo
    to: Hang Dao
    date: Fri, May 4, 2018 at 10:41 AM

    Liên quan đến phản ánh của Bà về một số bất cập trong công tác lãnh sự, Thanh tra Bộ xin chuyển đến Bà nội dung trao đổi và tiếp thu, rút kinh nghiệm của Cục Lãnh sự như sau:

    – Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến là để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trước khi đến làm thủ tục có thể chủ động thực hiện tại nơi nào thuận tiện. Mỗi tờ khai hoàn chỉnh sẽ có mã số để quét vào máy xếp hàng tự động tại Cục Lãnh sự. Tất cả mọi người đều có thể in lại tờ khai tại bất cứ đâu có máy tính kết nối internet nếu có mã số của tờ khai. Mỗi bộ hồ sơ chỉ cần in 01 tờ khai và khi đến Cục Lãnh sự không cần khai hoặc in lại tờ khai, trừ trường hợp khách cần được điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin.
    Tiếp thu ý kiến đóng góp của Bà, do chưa thể khắc phục ngay bất cập của hệ thống phần mềm xếp hàng (không kiểm soát được số lượng), Cục Lãnh sự đã có thông báo về cách thức xếp hàng tại máy quét xếp hàng.

    – Để giúp cho những người đến làm thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự cần bổ sung hoặc chưa kịp làm tờ khai, Cục Lãnh sự đã đặt 4 máy tính và 01 máy in tại phòng tiếp công dân của Cục Lãnh sự. Đây là sự hỗ trợ miễn phí để người dân có thể thực hiện chủ động và tự giác.
    Thông thường hàng ngày, Cục Lãnh sự vẫn cố gắng tiếp nhận hết hồ sơ trên hệ thống, riêng 02 ngày 09 và 10/4/2018, máy chủ hệ thống phần mềm xử lý hợp pháp hóa (bao gồm khai trực tuyến, xếp hàng và xử lý in tem) đã xảy ra sự cố nên dồn sang ngày 11/4 (ngày Bà đến làm thủ tục) quá đông, Cục Lãnh sự không thể tiếp nhận toàn bộ hồ sơ của khách đã xếp hàng và đã xảy ra một số đáng tiếc như trong thư Bà đã nêu. Cục Lãnh sự đã nghiêm túc rút kinh nghiệm và sẽ thường xuyên kiểm tra để kịp thời bổ sung, sửa chữa nếu xảy ra trường hợp hết giấy hoặc máy tính trục trặc.

    – Về một số hiện tượng “cò” làm dịch vụ nhanh tại khu vực chờ làm thủ tục theo như phản ánh trong thư của Bà, Cục Lãnh sự xin thông tin như sau: (i) những người đó không phải là cán bộ của Cục Lãnh sự và không đủ thẩm quyền để hướng dẫn thủ tục cho khách đến nộp hồ sơ/giấy tờ; (ii) Cục Lãnh sự đã có niêm yết “khuyến cáo” khách đến làm thủ tục không liên hệ với người không đeo thẻ công chức của Cục Lãnh sự; không trả bất cứ khoản tiền nào ngoài quy định…tại cổng trụ sơ cơ quan và trong khu vực phòng chờ; (iii) do quy định hiện hành không yêu cầu người nộp hồ sơ phải có giấy ủy quyền nên Cục Lãnh sự đã tạm thời áp dụng biện pháp mỗi người chỉ nộp 01 lần/buổi để hạn chế “cò” lợi dụng xếp hàng nhiều lần; (iv) Cục Lãnh sự thường xuyên nhắc nhở lưu ý những người không có trách nhiệm không được giải thích thủ tục cho khách; (v) Cục Lãnh sự đã nhiều lần phối hợp công an thành phố Hà Nội để xử lý tình trạng “cò” tiêu cực, mặc dù vậy, đến nay tình trạng “cò” vẫn chưa được giải quyết triệt để.

    – Cho đến nay Cục Lãnh sự đã ủy quyền cho Sở Ngoại vụ 27 tỉnh tiếp nhận và trả hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự, người dân nếu có nhu cầu có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Ngoại vụ của tỉnh (danh sách tra cứu trên trang Web: https//lanhsuvietnam.gov.vn). Cục Lãnh sự và Bưu điện cũng đang phối hợp khảo sát nhu cầu để tiếp nhận hồ sơ gửi trả qua bưu điện tại trụ sở Cục Lãnh sự (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội).

    – Về một số đề xuất khác (đặt lịch hẹn, gửi bưu điện, sửa đổi quy định pháp luật, ngăn chặn tình trạng “cò”…), Cục Lãnh sự sẽ tiếp tục phối hợp với các cơ quan chức năng nghiên cứu, áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng kịp thời nhu cầu của công dân.

    Một lần nữa chúng tôi xin hoan nghênh và cảm ơn Bà về ý kiến đóng góp xây dựng cho việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao.

    Trân trọng,

    Liked by 2 people

    1. Cám ơn Hằng chia sẻ.

      Câu chuyện “Phản ảnh bất cập” lên Bộ Ngoại giao của Hằng đang mang lại nhiều phấn khởi cho mọi người. Và câu chuyện này sẽ tiếp tục là niềm hy vọng cho những người dân bình thường muốn đề nghị tích cực với nhà nước.

      Số lượt thích

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

w

Connecting to %s